Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Suomen Tietohallintakeskus
Karjalankatu 2 B 51
00520 Helsinki
Y-tunnus: 1999715-4

Rekisteriasiat

Yhteydenotot ja tiedustelut asiakaspalvelu@tietohallintakeskus.com

Rekisterin nimi

Suomen Tietohallintakeskuksen markkinointi- ja asiakasrekisteri.

Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Suomen Tietohallintakeskuksen asiakasyritysten ja potentiaalisten asiakasyritysten yhteyshenkilöistä pidetään rekisteriä asiakassuhteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tarjonnan kohdistamiseen, analysointiin, palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen sekä markkinatutkimukseen ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin. Rekisteritietoja voidaan käyttää Suomen Tietohallintakeskuksen ja asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan väliseen markkinointiin ja sen kohdentamiseen lainsäädännön sallimissa rajoissa. Asiakasyrityksen sopimuksellisilla yhteyshenkilöillä on oikeus määritellä Suomen Tietohallintakeskuksen asiakasrekisteriin tallennettavat yhteyshenkilöt kyseisen asiakkuuden osalta.

Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteriin tallennettava tieto ei sisällä yhteyshenkilöiden henkilökohtaisia tietoja, sikäli kuin ne eivät ole tarpeellisia nykyisen tai mahdollisen asiakassuhteen kannalta taikka identtisiä yrityksen tietojen kanssa.

Rekisteri voi sisältää asiakasyrityksen yhteyshenkilöistä seuraavia tietoja:

Etu- ja sukunimi
Matkapuhelinnumero
Sähköpostiosoite (työ)
Lankapuhelinnumero (työ)
Tehtävä ja/tai asema yrityksessä
Markkinointiluvat ja -kiellot
Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet, yhteydenotot sekä puhelutallenteet palvelutapahtumien todentamiseksi sekä asiakkaan ja Suomen Tietohallintakeskuksen oikeusturvan varmistamiseksi.

Lisäksi rekisteri voi sisältää asiakasyrityksen tai potentiaalisen asiakasyrityksen yhteyshenkilöön liittyviä, ennen mahdollisen asiakassuhteen alkua tai sen aikana kerättäviä tietoja, kuten:

Tietoa tulevista tapahtumista (palaverien ja kokouksien ajankohdat sekä paikat)
Historiatietoa menneistä tapahtumista (yhteydenotto-, tarjous-, palaveri- ja kokoustietoa)

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään asiakassuhteen aikana sekä mahdollisen asiakassuhteen syntymiseksi tehtävän työn aikana. Tietoja voidaan kerätä ja täydentää henkilön suostumuksella (esim. evästeitä käyttämällä), väestörekisteristä sekä muista kolmansien osapuolten rekistereistä.

Tietoja kerätään myös erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten sähköisen suoramarkkinoinnin ja tapahtumien yhteydessä sekä mistä tahansa julkisista lähteistä tai näiden puuttuessa kohdetahon verkkosivuilla julkisesti esillä olevilla tiedoilla.

Tietojen luovutus

Yritys voi luovuttaa rekisteritietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Tietojen käsittelyn teknisen tai operatiivisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista voi sijaita Suomen Tietohallintakeskuksen alihankkijoilla tai tietoja saatetaan muuten käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla.

Henkilötietoja voidaan valikoidusti luovuttaa rekisterinpitäjän toimeksiantaman markkinointiyrityksen kohdennettuun markkinointikampanjaan. Tietojen omistajuus ei siirry rekisterinpitäjältä ulkopuolisille eikä ulkopuolisilla ole oikeutta toimeksiantoa laajempaan käyttöön. Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä. Asiakastietoja voidaan siirtää tai luovuttaa asiakkaan tekemän toimeksiannon toteuttamiseksi tai asiakkaan suostumuksella myös väliaikaisiin rekistereihin, kuten tapahtuma-, arvonta- kontaktointi- tai tutkimusrekistereihin. Näiden em. väliaikaisiin rekistereiden tietoja käsitellään ainoastaan kunkin rekisterin käyttötarkoituksia varten, erikseen informoidulla tavalla. Suomen Tietohallintakeskus luovuttaa henkilötietoja perintätoimistolle, kun se on tarpeellista maksujen valvomiseksi.

Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mikäli Euroopan komissio on päättänyt kohdemaan tietosuojan riittävyydestä tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso.

Asiakasyrityksen yhteystietoja Suomen Tietohallintakeskuksen lukuun käsittelee:
Google LLC
Microsoft Corporation
Ropo Capital Oy
Credit Agency Finland Oy
Atlassian Corporation Plc
Zendesk Inc
LeadDesk Oyj

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta, ja tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Koko Suomen Tietohallintakeskuksen henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Rekisteriä käsitellään suojatun yhteyden kautta.

Rekisteritietojen tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna. Rekisteröidyllä on henkilötietolain perusteella tarkastusoikeus hänestä rekisteriin tallennettuihin tietoihin pyytämällä tietojensa tarkastamista omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla. Rekisterinpitäjän yhteystiedot löytyvät tämän selosteen kohdasta 1.

Henkilötietojen korjaaminen ja poistaminen rekisteristä

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten, puutteellisten, tarpeettomien taikka vanhentuneiden tietojensa korjaamista tai poistamista ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjälle tämän selosteen kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen. Käyttäjän tiedot voidaan poistaa rekisteristä käyttäjän pyynnöstä.

Evästeet

Käytämme verkkopalvelussamme evästeitä. Eväste voi olla voimassa joko yksittäisen istunnon ajan tai pidemmän aikaa. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallentuu käyttäjän laitteelle hänen vieraillessaan selaimella verkkopalvelussa. Suomen Tietohallintakeskuksen verkkopalvelu käyttää evästeitä ja kolmansien osapuolien evästeitä parantamaan ja personoimaan palvelun käyttökokemusta, keräämään tietoa palvelun kävijämääristä ja suosituimmista sisällöistä sekä tunnistamaan usein sivulla vierailevat kävijät.

Voit estää evästeiden tallentamisen muuttamalla selaimen tietoturva-asetuksia. Huomioi kuitenkin, että kaikkia verkkopalveluiden toimintoja ei välttämättä voi käyttää ilman evästeitä.